团队办案技能分享：工作计划与时间管理

  (本文根据团队内部培训整理)

  工作活动，与私人活动最大的不同，在于工作时间不再专属于个人，而转化为团队共有资源。工作时间中需要应对的主要内容，便是与其他同事的合作，此处的合作是广义的，既包括上级安排的工作、又包括同级合作的工作、还包括交办给下级的工作。学会制定科学的工作计划，高效运用工作时间，是提升工作能力、促进团队高效协作的前提。

  第一部分：工作计划的制定技能

  一、计划的定义和作用

  计划是对未来活动所作的事前安排、预测和应变处理。计划可以指明方向，有助于资源的合理配置，能使我们防患于未然，有助于提高效率，调动积极性，为成果衡量提供标准。

  二、关于计划的错误观念：

  (一)认识错误，不注重计划的制定

  计划的就是为了应对变化。计划的有效性就在于保证在发生各种预想不到的情况时，能将有限的资源首先用于最重要的事情。

  (二)缺乏知识，制定的计划缺乏可行性

  计划在实际中无法贯彻，计划没有确定的目标。稍遇困难即行放弃，无法区分计划内容的轻重缓急，一旦发生变化就不知所措。没有确定适当的评价标准是计划无从检查评价的。

  (三)固守计划，不能适应环境的变化

  思维和行为模式的固化是对计划的变更，不自觉地采取抵制态度，从而使计划受挫。

  (四)运用不当，缺乏明确的交流和授权

  制定计划时不与相关人员交流沟通，无法协调与团队成员的工作配合关系，导致计划无法执行。

  三、计划的制定步骤

  计划的制定步骤：明确任务和目标;清楚与计划有关的各种条件;制定行动方案;落实人选明确责任;制定进度表;分配资源;制定应变措施。

  四、计划方法：

  (一)滚动计划法;

  滚动计划法。是一种将短期计划、中期计划和长期计划有机结合起来，根据近期计划的执行情况和环境变化情况，定期修订未来计划并逐步向前推进的方法。

  在制定计划时同时制定未来若干期的计划，但计划内容采取近细远粗的方法，即近期的计划尽可能地详尽，远期的计划内容则较粗。在计划的第一阶段结束时，根据该计划阶段计划执行情况和内外部环境变化的情况，对原计划进行修订，并将整个计划向前滚动一个阶段。以后根据同样的原则逐期滚动。

  滚动计划可以使计划更加切合实际，长中短期相互衔接，能够一以贯之，稳步推进。增强了计划的弹性，提高了应变能力。

  (二)情景计划法;

  情景计划法又称权变计划。对未来情况进行多重预测，并分析如何有效应对各种可能出现的情况，从而得到一系列如何应对不同情况的行动方案。

  情景计划法能够形成有用的计划。能够促使计划者清醒的认识到所处环境的动态特征和复杂性，以及可供采用的策略的多样性。

  第二部分：工作时间的管理技能

  一、时间管理的定义

  时间是一种不可再生资源，时间管理的关键在于明确一定时期内所要达成的目标、所需要进行的活动以及每一项活动的重要性和紧迫性。作为分所团队化办案模式中的团队成员，应当在服从整体的业务统筹规划的基础上，最大程度发挥个人主动性，自行规划管理个人工作时间。

  二、工作时间的分类管理

  (一)响应时间的管理

  团队成员用于响应他人提出的临时事务的时间称为响应时间，这部分时间是难以控制的。要有效的运用时间，就必须首先管理好响应时间。

  首先，要对响应时间做出规划，确定一周中的哪几个时间为对外响应时间，以集中处理某些事务性响应工作。

  其次，要对他人请求响应的事情，在了解情况的基础上，根据组织价值取向和目标定位，确定是否需要响应。尽量减少可做可不做或做他人职责范围之内的事，以集中精力做必须做和能体现自己最大价值的事。

  最后，考虑好响应的方式和方法，尽量减少无谓的会议和不断的反复。

  (二)自由时间的管理

团队成员可以自行控制的时间为自由时间，自由时间是可控的，时间管理的重点也就在如何用好自由时间上。时间管理的目的是为了有效的利用时间。要求时间管理者明确在一定时期内所要达到的目标所需进行的活动和每一项活动的重要性和紧迫性。

  三、时间管理的具体方法建议：

  (一)列出目标清单，列出在未来一段时间内所要实现的目标。

  (二)将这些目标按其重要性程度排序。不会所有的目标都是同等重要的，每一个人所拥有的时间有限，我们首先要做的应该是重要的事。

  (三)列出实现目标所需进行的活动。明确为了实现上述目标，应开展哪些活动。

  (四)对实现每一个目标所需进行的活动排出优先顺序。排序时按照每一项活动的重要性和紧迫性程度排列。必须马上做的，有时间就应该做的，可授权他人做的，没有必要做的。

  (五)按所给出的优先顺序制定每日工作时间表或备忘录。在前一天晚上将第二天所要做的事按其重要性和紧迫性程度列出清单，并制定相应的时间表。要注意所列的事情不要过多，不要超过五件。

  (六)按照时间表开展工作。在工作中要严格按时间表进行，每完成一项工作，要看看下面一件事是什么，可以有多少时间来处理这件事，尽可能的按时完成。若不能按时完成或临时出现了新的事情，则要重新评价其紧迫性和重要性。并据此确定将此事推后或修改工作时间表。

  (七)每天结束工作时，要回顾一下当天的时间运用情况，并安排第二天的活动，通过不断的总结经验，会不断的提高工作效率。

  四、时间管理中应注意的几个问题

  (一)掌握生物钟。每一个人在一天的不同时间里，其工作效率是不同的。把最重要的事情放在自己效率最高的时候做，而把日常事务和不重要的事务安排在生物钟处于低潮的时候做。

  (二)牢记帕金森定律。帕金森定律指出，只要还有时间，工作就会不停的拓展，直至用完所有的时间。在时间管理中，我们不要给一项工作安排太多的时间，如果你给一项工作分配了较多的时间，很可能你就会慢慢来，直至用完所分配的所有时间。

  (三)尽可能减少干扰。为了充分利用时间，可把生物钟处于高潮时的时间固定为自由时间，在这段时间里要排除干扰，关起门来静心思考问题。