水利工程档案管理与自检情况报告

  1 工程概况

  1.1工程位置:

  略

  1.2工程建设任务及设计标准

  各河(沟)段治理工程防洪标准均为100年一遇洪水，堤防级别均为2级，穿堤建筑物级别均为2级……

  1.3主要技术特征指标

  略

  1.4工程投资

  略

  2 工程建设主要项目

  2.1 工程建设内容

  工程主要建设内容包括防洪工程、生态景观工程、水系补源工程、水质保护工程及改建段生态修复工程。其中防洪工程主要建设内容为新治理河段堤防填筑、河道扩挖及新建穿堤建筑物等;生态景观工程主要建设内容有水面工程、微地形塑造、园路、种植及环境小品等;水系补源工程主要建设内容包括XXX水库下游农业节水膜下滴灌工程及其输水工程等;水质保护工程主要是水源地保护，其工程措施分散到防洪工程和生态景观工程内容中;改建段生态修复工程主要是河底子槽水面工程、橡胶坝库区清淤及河滩地绿化等。

  2.2 工程布置及建筑物

  依据XXX人民政府批复的《内蒙古自治区赤峰市中心城区防洪规划》(以下简称《防洪规划》)，XX市中心城区防洪标准为百年一遇洪水，各河堤防级别为2级。各河堤防级别为2级。

  2.3主要工程量

  XX河堤防工程20.8km，河道疏浚15.8km，子槽10.6km，穿堤涵闸12座，实用堰12座，渗虑堰11座，堤顶道路20.8km，乔木95955株，灌木1391310株，绿篱103810.99m²，地被486937.03m²，广场51处，园路80094m²，廊亭7个，太阳能路灯、景观灯柱等照明设施1449套……

  3 工程档案管理情况

  3.1 落实档案工作领导责任制

  水利工程档案工作是水利基本建设工作的重要组成部分，XXX年工程开工建设时就组成了由一把手挂帅的“XXXXX治理工程档案管理领导小组”，建立了“XXXX公司档案室”。明确由总经理主管档案工作，办公室具体负责，并配备了一名专职档案工作人员，三名兼职档案工作人员。建立和完善了档案管理网络，明确了档案工作岗位职责，切实做到了集中统一管理，统一领导。

  在工程建设中，项目法人要求各参建单位对档案资料的收集首先做到责任明确，落实专人负责收集、保存相关单位的所有施工过程的资料;其次是对档案资料的内容和质量提出明确要求，即按照档案资料管理规定进行收集、整理和立卷;第三，在建设过程中项目法人做到定期对各参建单位资料进行检查和监督，发现问题及时提出整改意见，保证档案资料的真实、准确和完整性，为工程今后运行管理提供可靠的科学依据。

  3.2 建立健全档案管理工作的各项规章制度

  XXX公司制定了档案管理人员岗位责任制，建立健全了档案管理的各项规章制度，包括“XXXX治理工程档案管理办法”、“档案借阅利用制度”、“档案统计工作制度”、“档案鉴定与销毁制度”、“档案保密制度”、“档案资料保管制度”、“档案库房管理制度”、“档案库房八防措施”等。

  3.3 档案设施的配备

  档案库房条件：目前局档案室已拥有档案用房两间，其中1间档案库房、1间档案人员办公室，总面积达200多平方米，库房面积约120平方米。档案用房布局合理、各具功能。

  档案设施、装具：使用的是档案密集架，共9列。档案装具规范统一，符合国家标准，档案工作专用计算机、扫描仪、打印机、碎纸机、装订机、灭火器等，硬件设施配备齐全，完全满足档案管理现代化的要求。

  档案保管：档案库房设施全部为新建，相关设备的配备、库房温湿度控制指标达到了规定要求。库房内卫生整洁、按照档案管理的“八防”措施采取防火、防潮、防尘、防鼠、防光、防虫、防水、防盗等各项设施设备的健全工作。档案室准备了灭火器;档案装具采用防火性能良好的密集架，更好地防火;档案室通风良好，有利于防潮;在办公楼的砖混结构有利于防鼠;虽在办公楼的阳面房间但房间内有窗帘有利于防光;定期喷洒杀虫剂、搞好室内卫生有利于防虫;档案室专人管理，定期检查门窗及管道等情况防止管道漏水，发现问题做到了及时处理，以利于防水;档案室安装了防盗门窗，以利于档案室的防盗，无档案丢失、损坏现象。档案装具排列整齐，保管条件符合要求。

  档案管理现代化：我司档案现代化管理水平，自开工建设就专门配备了1台电脑，改善了声像、电子、实物档案的保管条件。

  3.4 档案资料整理的依据及分类

  本工程档案按《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2008中华人民共和国国家标准)，水利部《水利工程建设项目档案管理规定》(水办[2021]200号)为依据进行归档整理。在实际操作中，根据工程实际情况，在遵循项目文件的形成规律和成套性特点的基础上，对照工程项目划分表，牢牢把握住工程档案的系统性、完整性、准确性要求，查漏补缺。按照“便于保管、方便利用”的原则和要求，依据文件材料所反映的不同问题，区别不同保管期限，进行系统整理、合理组卷。卷内文件材料以其形成特点和规律进行整理，保持文件之间的有机联系 。案卷的封面要求采用国家规定的标准格式，并按规定填写，该工程所形成的各类具有保存价值的文件材料符合档案管理要求。

  XXXX治理工程(J01)档案共四部分:

  J01.01工程建设前期文件、J01.02施工单位文件、J01.03监理文件、J01.04竣工验收资料。

  档号是由分类号、类别代码、档案顺序号和间隔号组成。

  例如：J01.02.03-004

  J01---------XXX治理工程

  02----------代表施工单位文件

  03----------代表XX河施工资料

  004---------代表档案顺序号

  3.5 档案检索工具

  档案检索具备检索工具，在档案室配备的电脑中储存电子目录，并单独对档案目录单独归档，方便进行档案检索。

  4 档案资料的收集整理归档保管情况

  在施工过程中，我单位对工程档案资料收集整理工作高度重视，在检查工程进度与施工质量时，也一并检查有关档案资料的收集、整理情况，并对各档案负责的单位提出明确的要求，以保证档案工作与工程建设同步进行。

  4.1 工程建设管理类

  共形成222盒档案，由我司负责收集整理。档案资料贯穿了工程建设的全过程，有项目的立项、专项、批复资料;有项目可研及初步设计招投标资料和可研、初设批复文件，可研、初设图籍、图纸;有施工监理招标投标文件;有施工招标投标文件;有主管部门中标人批复文件、开工报告批复文件等。有招标图纸、施工图纸;有监理资料、施工资料;有工程简报、工程合同文件 、建管局发文等;有反映工程建设过程的声像资料。通过档案整编，整理归档。

  4.2 施工类

  按照施工内容和部位的不同，由各施工单位完成档案收集整理工作。施工档案资料以单位工程为序，按照施工管理、质保、单元评定、施工技术、设计变更、施工日志、月报、竣工图、设备档案等内容进行整编。工程完工后经监理审核后汇总，由施工单位负责，按照档案整编要求，统一装订成册形成施工类档案……

  4.3 监理类

  共形成档案57盒。监理单位在工程建设管理过程中形成的档案，包括监理项目部组建文件、监理签发文件、监理质保资料、监理往来文件、监理例会、月报等，经过收集整理形成监理类档案。

  5 档案资料的编写和竣工图的编制情况

  1.该工程档案均采用耐久性强的蓝黑墨水笔进行记录，字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。项目文件的立卷遵循文件的形成规律和成套性特点，组卷合理，保持了卷内文件的有机联系。

  2.本工程档案文件纸张幅面尺寸除施工日志外均采用规格为A4幅面(297*210mm)，对一些原材料合格证原为小于A4纸张的全部采用A4幅面的纸张粘贴，使其达到长期保存归档的要求。

  3.工程档案文件中前期文件均为复印件，原件全部保存XXX质量监测中心，其余档案文件均为原件。工程档案的内容真实、准确，与工程实际相符合，并符合国家有关方面的技术规范、标准和规程。

  4.竣工图是工程的反应，是水利工程档案的重要组成部分，本着“谁施工谁编制”的原则，由施工单位编制所承包工程的竣工图，为了保证竣工图质量，把施工管理、施工技术原始资料收集、积累同编制竣工图工作有机结合起来，从而达到保证竣工图的质量要求。该工程竣工图纸采用国家标准图幅。图纸中应修改的地方均在更改部位注明。所有设计变更联系单及图纸会审纪要中的通知变更内容按照规定进行编制。编制完毕后所有竣工图均加盖竣工图章，并由施工单位的编制人、审核人、技术负责人以及监理单位的现场监理、总监签字，注明编制日期。所有竣工图纸按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。本工程共收集竣工图4834 张。均经过监理单位总监和项目法人总工审核把关归档交接。

  6 档案资料自检情况

  根据水利部水办《水利工程建设项目档案管理规定》(水办[2021]200号)和国家档案局档发[2006]2号关于印发《重大建设项目档案验收办法》的通知，我单位于XXX年4月-5月，组织监理、设计、施工等参建单位的相关人员，对XXXX工程建设项目档案资料进行了自检。

  1.项目前期工作及勘测设计类文件按工作内容的项目依据性组卷;工程建设管理类文件按项目建设类别组卷;施工文件按单位工程、资料类别顺序组卷;监理类文件按资料类别组卷。

  2.该项目建设过程中实际所产生的施工、监理、设计等文件、材料全部移交项目法人单位，整个建设项目文件资料能够真实反映工程建设活动的全过程。该项目实际有的文件材料份数与应当有的文件份数基本相符，竣工图、隐蔽工程验收签证及单位工程、单元工程、分部工程质量评定齐全，签证手续完备，符合档案资料的完整性、准确性和系统性要求。

  3.竣工图纸经监理工程师审核，与实物相符，签字手续完备，图幅符合标准，图面基本整洁，具有反应工程建筑物的真实性，基本符合竣工图的质量标准。

  4.按照《内蒙古自治区重大建设项目档案验收实施细则》的有关要求，依据《水利工程建设项目档案验收评分标准》，对项目档案管理及档案质量进行了自检为合格。

  7 自检中存在的问题及解决措施

  1.商务文件(J01·01·12)类暂未纳入本次档案专项验收工作中，由于工程结算及审计工作暂未完成，由我司组织后续工作正在进行中，本次商务文件暂不纳入专项验收中，待工程结算审计完成后，将商务部分的档案移交至我单位一并归档，并将归档结果上报档案专项验收主持单位备案。

  2.其他工程施工资料(J01·02·10)包含外接电源、沿河监控及景观雕塑工程，暂未纳入本次档案专项验收工作中，由于以上工程因故暂缓施工，待恢复施工验收后，将以上部分的档案移交至我司一并归档，并将归档结果上报档案专项验收主持单位备案。

  4.档案工作人员对文件资料与档案的关系以及归档与不归档的范围区分上存在差距，对保管期限的划分把握不准确。在今后的工作中要加强业务知识的学习，要积级主动参加各种培训，巩固档案员的业务知识，更好的为工程管理服务。

  8 对档案管理的自我评价

  经自查，XXXX治理工程建设档案严格按照建设档案管理分类标准整理归档，资料收集整理准确、系统和完整，能够真实反映整个工程的实际建设情况，项目档案利用率较高，方便今后工程运行管理。