企业办公室管理职能和岗位职能
企业办公室管理职能和岗位职能
基本管理职能 |
主任岗 位职责 |
文员 职责 |
涉及工 作流程 |
涉及相关制度及标准 |
涉及相 关表单 |
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项目 |
简要说明 |
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1 |
员工招聘入职管理 |
员工入职必须经过报名、面试、实习、考核、入职培训等环节,要求招收能力强、品德优秀的员工。 |
①审查员工履历表 ②报请总经理考核 ③面试 ④根据总经理意见审核批准入职 |
协助安排新员工报名、培训、考试、食宿等 |
员工入职流程 |
员工入职管理制度 |
《履历表》 《应聘人员登记表》 |
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2 |
员工调动管理 |
根据公司安排,对跨分公司人员变动采取调令的方式;分公司内部的变动报送人员异动表。 |
①审核调动手续 ②监督检查 |
变更通讯录 |
员工调动流程 |
调动管理制度 |
《介绍信》 《人事调令》 《员工异动交接清单》 |
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3 |
劳动合同管理 |
员工实习两个月,可以书面申请与公司签订劳动合同。 |
①全面负责 ②审核 |
①初拟合同 ②签订合同文本 ③存档 |
签订劳动合同流程 |
合同书标准文本 |
《劳动合同书》 《A类员工信息表》 《B类员工登记表》 《保密协议》 |
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4 |
员工辞职管理 |
员工辞职必须提出书面申请,并逐级审批,办理交接手续。 |
①全面负责 ②审核 |
①办理辞职手续 ②接收辞职申请、归档 ③收集交接表 |
员工辞职流程 |
员工辞职管理制度 |
《员工离职交接清单》 |
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5 |
培训管理 |
公司对新入职员工、业务骨干、全体员工开展定期和不定期培训,培训采取内训和外训想结合方式进行。 |
①拟定方案 ②组织实施 ③考核验收 ④效果分 |
①培训通知 ②培训场地会务服务 |
培训流程 |
员工培训管理制度 |
《培训计划表》 |
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6 |
考核管理 |
公司对各部门、各分公司业务人员定期进行考核,奖优罚劣。 |
①拟定考核计划 ②考核数据分析、整理 ③统计考核表 |
①发放通知 ②协助固定资产统计报表
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①部门月度考核流程 ②业务员年度考核流程 |
①控制清单 ②各处室员工绩效考核表 |
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7 |
财产管理 |
公司对所属部门、各分公司财务进行登记,明确责任人。 |
①车辆财产管理 ②办公楼财产管理 |
①财产登记 ②资产登记表收集、归档 ③检查核实 |
财产管理登记流程 |
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《固定资产登记表》 |
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8 |
费用审核管理 |
公司对手机费用、车辆费用以及部分区域固定费用进行审核。 |
①车辆燃油费、过路费、停车费审核 ②车辆维修费用审核 ③后勤类管理费用审核 |
①手机费登记 ②车辆费用登记 ③固定资产购入、销毁登记 ④房租费用登记 |
费用审核登记流程 |
①车辆费用登记表 ②车辆一览表 ③手机费用登记表 ④房租费用登记表 ⑤定额费用审核表 |
车辆管理制度 |
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接待管理 |
公司按规定接待接待集团、政府部门领导,各相关公司负责人,各地方客户。 |
①全面负责 ②监督检查 ③沟通协商 ④个案处理 |
①基本接待 ②协调沟通 ③后勤支持 |
接待访客流程 |
①公司客餐招待申请表 ②电话记录簿 |
公务接待用餐制度 |
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10 |
收文管理 |
收文要求及时传阅 |
签注 |
①登记 ②督办 |
收文流程 |
收文登记簿 |
收文程序 |
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11 |
发文管理 |
发文要求使用公文文种,遵守行文规范,符合规定格式,由文员或各部门拟稿,办公室主任审核,总经理签发,规定发文字号、印刷份数和时限。 |
①审核 ②注发 ③用印 |
①拟稿 ②校对 ③印刷 ④分发 ⑤归档 |
发文流程 |
发文登记簿 |
发文程序 |
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12 |
印章管理 |
各类印章必须由办公室负责申报和刻制,各部门启用印章时到办公室登记备案,停用印章交办公室封存。 |
①审批日常文件,合同和其他公文用印 ②公司印章以及支部、工会印章的保管 |
①用印登记 ②办公室印章保管 |
印章使用流程 |
印章使用登记表 |
印章管理制度 |
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13 |
档案管理 |
涉及公司有关经营类、业务类、人事类文件、合同的保管与定期清理。 |
①全面负责 ②监督核实 ③销毁批准 ④审核借阅请求 |
①复印、打印 ②借阅登记 ③档案分类、整理 ④编制档案明细表 ⑤合同台账登记 |
①文档管理流程 ②文档借阅(复印)流程 |
①档案明细表 ②合同登记表
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档案管理制度 |
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14 |
会议管理 |
集团、公司召开的各种会议的安排 |
①统筹安排 ②会务协调 |
①编写会议计划表、通知 ②会议准备 ③会场安排 ④后勤工作 |
会议流程 |
①会议签到表簿 ②会议记录簿 ③公司月度、会议分项报告明细表 |
会议管理制度 |
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15 |
就餐管理 |
凡在公司食堂用餐的人员必须遵守就餐管理,按时就餐、保持卫生、杜绝浪费。 |
①全面负责 ②监督检查 |
值班 |
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食堂用餐花名册 |
食堂管理制度 食堂卫生标准 |
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16 |
卫生管理 |
保证公司办公区、公共区、生活区公共卫生干净整洁。 |
①全面负责 ②监督检查 |
参与检查 |
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①办公区卫生检查评分表 ②宿舍检查评分表 |
宿舍管理制度 寝室卫生标准 |
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17 |
就寝管理 |
在公司住宿的人员必须按时就寝,夏季晚上不得超过X,冬季不得超过X。 |
①全面负责 ②监督检查 |
参与检查 |
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住宿员工花名册 |
宿舍管理制度 寝室卫生标准 |
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18 |
考勤管理 |
对公司员工实行指纹考勤,严肃公司纪律。 |
①全面负责 ②监督检查 ③指纹录入 ⑤设备维护 |
①人员异动通报 ②协助管理 ③定期考勤 |
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19 |
网络管理 |
对公司电脑、网络、广播、指纹考勤机等进行管理维护。 |
①全面负责 ②监督检查 ③设备维护 ④电信部门联络 ⑤电话维护 ⑥网络维护 |
协助管理 |
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20 |
车辆管理 |
公司小车服从统一调配,保证工作用车。禁止公车私用,车辆不适用时需卖出。 |
①全面负责 ②监督检查
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协助管理 |
车辆使用流程 |
小车出差通知单 |
车辆管理制度 |
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